Mit welcher Aufgabe im Unternehmen mit KI beginnen? Eine Prioritätenmatrix

Das Problem ist nicht, eine Aufgabe zu finden, bei der künstliche Intelligenz nützlich sein könnte: Zwanzig davon findet man in einer halben Stunde. Das Problem ist, dass ein schlecht gewählter erster Versuch das Vertrauen derjenigen verbrennt, die anschließend alle weiteren nutzen sollen – und das schnell. Dieser Leitfaden hilft dabei, eine einzige Aufgabe als Ausgangspunkt zu wählen und im Voraus festzulegen, woran man erkennt, ob es funktioniert hat.

Man beginnt bei den Aufgaben, nicht bei den Werkzeugen

Die Liste entsteht im Gespräch mit denjenigen, die die Arbeit ausführen, nicht in einem Meeting mit denjenigen, die sie beschreiben. Für jede Aufgabe braucht es fünf Antworten.

• Wie oft es vorkommt: täglich, wöchentlich, monatlich.
• Wie viel Zeit es beansprucht und bei wem. Die Zeit einer Person, die auch anderes tun könnte, zählt anders als Leerlaufzeit.
• Welche Informationen dafür nötig sind und wo sie heute liegen.
• Was passiert, wenn sie schlecht gemacht wird, und wer es bemerkt.
• Wie sehr sie sich jedes Mal gleicht.

Das sind fünf Antworten pro Aufgabe, und sie lassen sich an einem Nachmittag zusammentragen. Wer diesen Schritt überspringt, wählt den ersten Fall danach aus, wie interessant er ist – das denkbar schlechteste Kriterium.

Drei Fragen, die die halbe Liste aussortieren

• Wie variabel ist sie? Eine Aufgabe, die jedes Mal einen neuen Kontext und andere Regeln hat, lässt sich schwer automatisieren und noch schwerer kontrollieren: Sie könnten nicht sagen, ob das Ergebnis stimmt, ohne die Arbeit noch einmal zu machen.
• Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist? Ein falscher Entwurf ist in einer Minute korrigiert. Eine falsche Nachricht an einen Kunden, ein falscher Preis, ein falscher technischer Rat haben Folgen, die sich nicht rückgängig machen lassen.
• Existieren die Daten, und sind sie lesbar? Wenn die Informationen in eingescannten Fotokopien, in den Köpfen der Mitarbeiter oder in fünf Systemen stecken, die nicht miteinander sprechen, liegt die eigentliche Arbeit dort – und das ist keine Aufgabe für künstliche Intelligenz.

Die Matrix

Stellt man die Aufgaben nebeneinander, trifft sich die Entscheidung meist von selbst. Die folgenden drei Zeilen zeigen, wie die Tabelle ausgefüllt wird: Sie beschreiben kein reales Unternehmen.

Bevor man von künstlicher Intelligenz spricht

Mehrere Aufgaben auf der Liste lassen sich mit etwas Einfacherem und Stabilerem lösen: einer Regel, einem Pflichtfeld in einem Formular, einem Label, einem separaten Postfach, einer Abfrage in der Verwaltungssoftware. Das zu prüfen lohnt sich, denn die einfache Lösung lässt sich jedem erklären und braucht keine Überwachung.

Die Kosten, die man nicht sieht

Die Kosten liegen selten in der Mitte. Sie liegen an den beiden Enden, und das ist der Teil, den optimistische Angebote vergessen.

• Woher die Eingangsinformation stammt und wer sie im Laufe der Zeit aktuell hält.
• Wo das Ergebnis landet. Wenn es jemand von Hand von einem Fenster ins andere übertragen muss, haben Sie die Arbeit verschoben, nicht abgeschafft.
• Wer kontrolliert, wie oft, und an welcher Stichprobe. Die Überwachung ist ein wiederkehrender Kostenpunkt, keine Anfangsphase.
• Was passiert, wenn das System nicht oder falsch antwortet: Wer bemerkt es, und wie arbeitet man in der Zwischenzeit weiter.
• Wer dem Kunden antwortet, wenn das Ergebnis ihn betrifft.

Ein Fall, der in den Werkzeugen abläuft, die die Mitarbeiter bereits verwenden, kostet deutlich weniger als einer, der ein zusätzliches Fenster erfordert, das offen gehalten und regelmäßig aufgerufen werden muss.

Wählen und die Kriterien vorher festhalten

1. Eine einzige Aufgabe wählen: die häufigste unter denen mit geringer Variabilität und behebbarem Fehler.
2. Aufschreiben, was eine Person heute Schritt für Schritt tut, einschließlich der Ausnahmen.
3. Die Ausgangssituation messen – aufgewendete Zeit, Volumen, in einem festgelegten Zeitraum beobachtete Fehler –, bevor irgendetwas verändert wird. Ohne diese Messung ist später kein Vergleich möglich.
4. Festlegen, was als Erfolg gilt, und zwar beobachtbar, sowie wer ihn feststellt.
5. Das Datum festlegen, an dem entschieden wird, sowie die drei zulässigen Antworten: ausweiten, korrigieren, aufgeben.

Der dritte Punkt wird am häufigsten übersprungen, und er ist es, der ein Projekt von einer Vorführung unterscheidet. Ohne den Ausgangswert wird am Ende nur über Eindrücke diskutiert.

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier geht es darum, die Ausgangsaufgabe zu wählen. Wie das Pilotprojekt anschließend organisiert wird – mit welcher Stichprobe, mit welcher Überwachung und mit welcher Abschlussentscheidung – ist eine eigene Aufgabe. Auch der konkrete Vergleich zwischen traditioneller Automatisierung und künstlicher Intelligenz, wenn beides möglich ist, verdient eine eigene Betrachtung.